Sursă foto: Shutterstock

Firmele, indiferent de profil sau număr de angajați, se confruntă permanent cu volume crescânde de informații pe suport hârtie și digital. Arhivarea a devenit astfel un proces bine definit, menit să asigure atât protecția datelor, cât și rapiditatea accesării atunci când apar solicitări interne sau externe. Iată de ce arhivarea documentelor este atât de importantă pentru orice companie!

Cum se organizează arhivarea: metode, beneficii și provocări

Procesul de arhivare presupune sortarea, clasificarea și depozitarea documentelor relevante ale companiei într-o manieră care să permită identificarea lor facilă. Practic, metodele se împart în două mari categorii:

• arhivare fizică: spre exemplu, un departament financiar își asigură evidența facturilor și a registrelor contabile în cutii de arhivare a documentelor, păstrate ordonat pe rafturi sau în dulapuri securizate. Această abordare le oferă utilizatorilor confortul accesului direct la documente, însă vine cu limitări, mai ales când spațiul devine insuficient sau atunci când trebuie asigurată protecția împotriva factorilor de mediu;
• arhivare digitală: tot mai multe firme apelează la scanarea documentelor și le administrează apoi cu ajutorul unor platforme digitale special create, în cloud ori pe servere dedicate. De exemplu, un DMS (Document Management System) poate indexa rapid orice contract, făcând posibile căutări avansate după criterii precum data, tipul sau departamentul. Arhivarea digitală implică o investiție inițială, dar compensează prin economie de spațiu, acces rapid și opțiuni extinse de securitate, precum criptarea sau backup-urile automate.

Comparând cele două variante, fiecare vine cu specificul său:

• arhivarea fizică oferă acces direct, dar implică riscuri asociate deteriorării documentelor sau pierderii fizice, mai ales în cazuri precum incendii sau inundații;
• soluțiile digitale se remarcă prin flexibilitate și scalabilitate, însă necesită buna gestionare a drepturilor de acces și menținerea unei discipline informatice stricte.

Printre documentele care ar trebui arhivate se numără facturi sau balanțe, contracte comerciale, dosare de personal, corespondență oficială ori proceduri interne ale companiei. Practic, orice înscris generat sau primit de firmă, cu relevanță pentru activitatea curentă ori pentru controale viitoare, merită păstrat organizat.

Securitate, eficiență și avantaj competitiv prin arhivare modernă

Firmele care pierd date importante riscă să se confrunte cu pierderi materiale și cu provocări de imagine în fața clienților sau a partenerilor, întrucât încrederea este greu de recâștigat după un incident. O arhivă organizată oferă opțiuni concrete pentru controlul accesului, fie prin sisteme fizice sau soluții digitale precum criptarea și backup-ul în cloud.

Un alt argument important îl constituie conformitatea cu legislația. Legislația autohtonă, precum Legea Arhivelor Naționale sau normele contabile, impune termene clare de păstrare pentru documente precum facturi, registre sau contracte. O arhivă pusă la punct elimină riscul sancțiunilor pentru lipsa documentelor, iar prezentarea promptă a actelor la controale sau audituri devine mult mai ușoară.

Pași recomandați pentru arhivarea eficientă a documentelor într-o companie

Să realizezi o arhivă care să răspundă atât nevoilor imediate, cât și solicitărilor viitoare, presupune câteva etape precise:

• inventarierea documentelor existente și stabilirea unor criterii clare pentru selecție și păstrare (precum termenele legale sau relevanța operațională);
• organizarea logică a documentelor: dosare, cutii dedicate, rafturi pentru dosare fizice sau foldere structurate pentru digital, cu denumiri standardizate și introducerea metadatelor ce facilitează identificarea rapidă;
• adoptarea unor proceduri de indexare, fie manuale, fie prin softuri specializate, pentru a permite filtrarea imediată după data emiterii, tip sau departament.
• o abordare integrată a securității, care să acopere atât partea fizică (camere supravegheate, cutii securizate), cât și pe cea digitală (backup regulat, criptare, politici de acces diferențiat, formare a personalului privind protecția datelor).

Menținerea arhivei la zi presupune o revizuire periodică și adaptarea procedurilor la noile cerințe legislative sau tehnologice. Companiile care își actualizează constant politicile de document management răspund rapid la solicitări, iar eficiența internă se traduce adesea și în relații mai bune cu partenerii externi.

Arhivarea profesionistă a documentelor deschide drumul spre procese de business mai fluide, reacții rapide la auditurile autorităților și un climat organizațional ordonat. Privește arhiva ca pe o resursă gestionată strategic ce asigură stabilitatea și adaptabilitatea oricărei companii care gândește pe termen lung!