Sursă foto: Shutterstock

Orice antreprenor sau contabil care gestionează transportul de bunuri trebuie să știe ce presupune sistemul RO e-Transport și cum să îl utilizeze corect. Tot mai multe companii din România transportă marfă ce intră sub incidența legislației privind monitorizarea transportului rutier cu risc fiscal ridicat. Dacă transporți produse care pot atrage atenția autorităților fiscale sau ești responsabil cu raportarea acestor operațiuni, trebuie să cunoști exact pașii de urmat și să previi eventuale greșeli.

Află cine are obligația de a folosi e-Transport, ce pași trebuie să urmezi pentru fiecare transport, la ce aspecte practice să fii atent și cum îți poți organiza mai ușor toată activitatea de raportare.

Ce este sistemul RO e-Transport și de ce există?

Autoritățile fiscale din România au creat sistemul RO e-Transport pentru a urmări în timp real mișcarea mărfurilor considerate riscante din punct de vedere fiscal. Obiectivul principal îl reprezintă limitarea evaziunii fiscale prin verificarea digitală a fiecărei transportări de bunuri precum alimente, băuturi alcoolice, materiale de construcții, combustibili, îmbrăcăminte și alte produse sensibile. Toți cei implicați în transportul acestor bunuri, de la organizatori, șoferi, până la responsabilii cu evidența contabilă, trebuie să acționeze conform legii și să înregistreze fiecare cursă acolo unde este necesar.

Cine trebuie să utilizeze e-Transport?

Iată cine trebuie să folosească acest sistem și ce responsabilități are fiecare:

1. Operatorii de transport rutier specializați

Administratorii sau proprietarii de firme de transport rutier care preiau comenzi pentru bunuri cu risc fiscal ridicat trebuie să raporteze toate cursele relevante în platforma e-Transport. Șoferul va transporta codul UIT (Unic Identificator Transport), respectând indicațiile autorităților, iar documentele trebuie să conțină inclusiv acest cod unic.

2. Companiile care folosesc autovehicule proprii pentru transportul de marfă

Dacă firma ta nu are ca profil principal transportul, dar folosești utilitare sau camioane proprii și muți bunuri cu risc fiscal, trebuie să raportezi fiecare cursă atunci când vehiculul depășește 2,5 tone masa maximă autorizată. De exemplu, o firmă care mută mobila către un nou depozit sau un producător agricol care livrează cantități mari către parteneri de afaceri cade sub incidența reglementărilor, dacă bunurile transportate se încadrează pe lista celor cu risc.

3. Antreprenorii și contabilii – colaborare pentru respectarea obligațiilor

Antreprenorii, împreună cu contabilii sau consultanții lor fiscali, au responsabilitatea de a controla cu precizie declararea fiecărui transport. Aceasta devine o prioritate atunci când se transferă volume mari ori mixte de bunuri, iar fluxul de documente presupune atenție și colaborare între toate departamentele firmei.

4. Proprietarii de vehicule cu masa între 2,5 și 3,5 tone

Schimbarea legii (Legea 233/2023) obligă și proprietarii de utilitare mici, cu o greutate tehnică de cel puțin 2,5 tone, să declare cursele dacă transportă produse cu risc fiscal. Chiar dacă nu efectuezi transporturi comerciale pentru alți clienți, răspunzi legal pentru declararea oricărui drum cu mărfuri vizate de legislație.

5. Categoria excepțiilor

Sunt exonerate de obligația de declarare vehiculele sub 2,5 tone și transporturile în care valoarea sau cantitatea bunurilor cu risc rămâne sub pragurile legale stabilite. Totuși, fiecare tranzacție trebuie verificată, iar responsabilitatea se împarte între expeditor și destinatar.

Ce este codul UIT și cum îl utilizezi

Codul UIT (Unic Identificator Transport) reprezintă dovada eliberată de sistemul RO e-Transport după declararea unui transport cu risc fiscal. Acest cod atestă că ai făcut raportarea așa cum cere legea. Crearea acestui cod trebuie să aibă loc înainte ca bunurile să plece la drum, iar regula generală impune să faci raportarea cu cel mult trei zile înainte de încărcare.

Codul rămâne valabil cinci zile calendaristice, iar orice întârziere sau abatere de la această regulă poate atrage penalizări. Șoferul trebuie să aibă acest cod la el, fie în format electronic, fie pe hârtie, pe tot traseul. De regulă, codul UIT apare pe toate documentele de transport: avize, facturi, CMR (scrisoare de transport internațional) și poate fi verificat imediat de organele de control.

Dacă utilizezi o soluție digitală specializată în raportări fiscale, cum ar fi platforma RO e-Transport integrată în aplicații precum SmartBill, poți genera rapid codul UIT și poți prelucra rapid toate datele necesare, reducând riscul de greșeli generate de introducerea manuală a datelor.

Ce obligații legale ai la folosirea e-Transport

Respectarea legii presupune să acționezi după câteva principii clare:

1. Raportezi înainte de orice transport

Nu începi transportul până nu ai făcut raportarea cerută de lege. Intri în sistem și introduci informații complete despre expeditor, destinatar, tipul și cantitatea de bunuri, ruta și datele șoferului și ale vehiculului. Datele trebuie să fie corecte și să reflecte exact realitatea.

2. Ești atent la tipul de transport: intern sau intracomunitar

Dacă faci transporturi interne, ca expeditor trebuie să faci raportarea pentru orice deplasare a bunurilor cu risc între două puncte din România. Pentru transporturile intracomunitare, îți revine responsabilitatea să raportezi în funcție de situație: la achiziții din UE, beneficiarul român trebuie să declare, la livrări în UE, furnizorul român raportează transportul.

3. Gestionezi corect transporturile mixte sau retururile

Dacă un transport combină bunuri cu risc fiscal și bunuri fără risc, trebuie să detaliezi fiecare categorie în platformă. Gestionarea stocurilor la dispoziția clientului sau retururile implică raportări suplimentare și coordonare cu departamentul de contabilitate. O procedură bine pusă la punct previne întârzierile și confuziile.

4. Eviți greșelile pentru a preveni amenzi

Transmiterea de date incorecte, neactualizate sau raportarea la altă dată decât cea legală poate atrage amenzi. Sancțiunile variază, de la contravenții financiare până la confiscarea bunurilor transportate, în funcție de gravitatea abaterii.

Exemple practice de folosire a sistemului e-Transport

Iată cum aplici regulile în câteva situații reale:

Exemplul 1: Livrare de produse alimentare în spațiul UE

O firmă din România livrează mezeluri către o companie din Germania. Persoana responsabilă cu raportarea generează codul UIT pentru transport, documentul electronic se trimite șoferului înainte de plecare, iar acesta îl prezintă la control, atât pe teritoriul României cât și, unde e nevoie, la graniță.

Exemplul 2: Transport intern cu vehicul propriu pentru materiale de construcții

O companie de construcții folosește o autoutilitară proprie de 2,7 tone pentru a deplasa vată minerală și ciment. Unele materiale se regăsesc pe lista de risc fiscal, altele nu. Responsabilul cu logistica declară în sistem transportul pentru acele produse care se regăsesc pe listă, astfel încât documentele să reflecte corect natura fiecărei categorii.

Exemplul 3: Magazin regional de distribuție cu utilitare mici

Un retailer gestionează o flotă de vehicule cu mase între 2,6 și 2,8 tone. În momentul preluării unei comenzi de băuturi alcoolice pentru catering, administratorul verifică masa și valoarea bunurilor, rezervă transportul și se asigură că raportarea se face înainte de încărcare. Codul UIT ajunge imediat la șofer pe telefon.

Pașii de urmat pentru folosirea corectă a e-Transport

1. Identifică dacă transportul tău trebuie declarat

Verifică masa totală a vehiculului și lista de bunuri transportate. Dacă transportul depășește 2,5 tone și conține mărfuri de pe lista cu risc fiscal, mergi la pasul următor.

2. Colectează toate datele necesare pentru raportare

Pregătește detalii despre expeditor, destinatar, date vehicul, șofer, precum și natura, cantitatea și valoarea bunurilor transportate. Asigură-te că ai toate informațiile corecte înainte de a începe completarea.

3. Declară transportul în sistemul RO e-Transport

Accesează platforma, completează formularul de raportare și obține codul UIT. Momentul potrivit pentru această etapă este cu cel mult 3 zile înaintea încărcării bunurilor.

4. Înregistrează codul UIT în documentele de transport

Inscrie codul UIT în avizul de însoțire, pe factură și în orice act de însoțire a mărfii. Livrează o copie fizică sau electronică și șoferului.

5. Asigură-te că șoferul are la îndemână codul UIT

Indiferent dacă livrezi personal sau angajezi o firmă specializată, instruiește șoferul să păstreze la îndemână codul UIT pentru prezentare la control.

6. Păstrează o evidență clară a transporturilor raportate

Organizează-ți fișierele digitale sau fizice astfel încât să poți demonstra oricând controlul asupra întregului proces.

Folosirea corectă a sistemului e-Transport te ajută să eviți problemele cu autoritățile și să păstrezi o evidență clară a activității firmei tale. Ține cont de fiecare pas: identifică situațiile care impun raportarea, colectează toate datele, declară la timp, asigură-te că fiecare cod UIT ajunge la șofer și arhivează toate documentele. Adaptează-ți periodic procedurile interne și consultă specialiști pentru situațiile mai complexe.