Sursa foto: Shutterstock
Alegerea unui furnizor de servicii de arhivare fizică reprezintă o decizie importantă pentru orice companie. Află în continuare cum să analizezi necesitățile specifice ale firmei tale și să evaluezi reputația potențialilor furnizori, ca să iei cea mai bună decizie. Descoperă detaliile din contractele de servicii de arhivare fizică și care sunt criteriile de selecție a furnizorilor experimentați în acest domeniu.
Analizează necesitățile companiei tale în materie de arhivare fizică
Primul pas este să identifici și să evaluezi volumul de documente care necesită arhivare. Acest lucru ar trebui să includă atât documentele curente, cât și cele care se așteaptă să fie generate în viitor. Realizează un inventar al documentelor existente și estimează cât de multe documente noi sunt realizate într-un an. Astfel, vei avea o idee mai clară despre cât spațiu de arhivare vei avea nevoie. Este esențial să înțelegi legislația și regulile de conformitate care se aplică în industria în care operează compania ta. Acestea pot include cerințe specifice în ceea ce privește păstrarea, accesul și distrugerea documentelor. De exemplu, în unele industrii există reglementări stricte privind păstrarea documentelor pentru o anumită perioadă de timp.
Înainte de a alege un furnizor de servicii de arhivare fizică, este important să evaluezi spațiul de depozitare disponibil în compania ta. Dacă spațiul este limitat, poate fi necesar un furnizor care oferă servicii de depozitare la distanță sau care utilizează tehnici de stocare compactă pentru a optimiza spațiul disponibil. Un alt aspect care trebuie evaluat este cât de des compania ta are nevoie să acceseze documentele arhivate. Acest lucru va influența tipul de servicii de arhivare de care ai nevoie, de la depozitare pe termen lung, la servicii de arhivare care permit accesul rapid și ușor la documente.
Evaluează experiența și reputația furnizorilor de servicii de arhivare
Pentru a evalua experiența și reputația potențialilor furnizori de servicii de arhivare, există câteva aspecte importante pe care să le iei în considerare. Primul aspect este verificarea experienței furnizorului. Verifică anii de activitate, tipurile de clienți cu care au lucrat în trecut și dacă au gestionat proiecte similare cu cel necesar în cazul firmei tale.
Un alt aspect important este evaluarea reputației furnizorului. Pentru a face acest lucru, poți să verifici recenziile și referințele online De asemenea, poți să discuți cu alți clienți cu care au lucrat. Există diverse certificări și acreditări care atestă calitatea și conformitatea serviciilor de arhivare fizică. De exemplu, certificările ISO 27001 pot indica faptul că furnizorul respectă standardele internaționale de securitate a informațiilor. De asemenea, acreditările specifice industriei de arhivare, cum ar fi ARMA (Asociația Profesioniștilor de Management al Informațiilor) reprezintă un indicator al nivelului de profesionalism.
Analizează ofertele și contractele de servicii de arhivare fizică
Acordă o atenție specială detaliilor contractuale: durata contractului, costurile implicate, condițiile de reziliere și penalitățile aplicate dacă nu se respectă obligațiile contractuale. În acest context, evaluează costurile totale (costurile directe ale serviciilor de arhivare fizică, costurile indirecte, cum ar fi cele asociate cu transportul documentelor, costurile de recuperare a documentelor arhivate ș.a.). Astfel vei obține o imagine de ansamblu a tuturor cheltuielilor implicate, pentru o comparație corectă între diferiți furnizori de servicii de arhivare fizică.
Verificarea clauzelor privind securitatea reprezintă un alt aspect esențial la analizarea ofertelor și contractelor de servicii de arhivare fizică. Este important să te asiguri că furnizorul are în vigoare măsuri adecvate: securitatea fizică a locației de arhivare și procedurile de urgență în caz de incendiu, inundații sau alte dezastre. Verificarea și înțelegerea acestor clauze te vor ajuta să iei o decizie informată și să te asiguri că documentele tale vor fi în siguranță. Vezi cât de adaptabil este furnizorul în ceea ce privește accesarea documentelor la cerere, viteza de livrare a documentelor și posibilitatea de a modifica cantitatea de documente arhivate, în funcție de nevoile tale.
Nu doar numărul, ci și calitatea serviciilor suplimentare contează. Este important ca serviciile de arhivare fizică să aducă o valoare adăugată reală, să economisească timp și resurse și să simplifice procesul de arhivare. De exemplu, alege serviciile de arhivare fizică de la Arhivadia.ro, pentru a-ți asigura o integrare rapidă, eficientă, fără a perturba fluxurile de lucru existente. Acest lucru este posibil prin capacitatea furnizorului de servicii de a lucra cu sistemele și software-urile pe care le utilizezi deja în companie.
